Het nieuws haalde de voorpagina's van de kranten: ruim 1.700 politiemedewerkers bleken zonder functionele reden te hebben gekeken in het strafdossier van het vermoorde 17-jarige meisje uit Abcoude. Nieuwsgierigheid, zo luidde de verklaring. De minister noemde het onacceptabel. De familie voelde zich opnieuw geraakt. Een extreem voorbeeld. Maar de kern van het probleem is niet voorbehouden aan de overheid. Ook in het MKB werken mensen met vertrouwelijke informatie: personeelsdossiers, klant- of cliëntgegevens, medische dossiers en financiële gegevens van relaties. En uw werknemers hebben daar, al dan niet bewust, toegang toe. Wat doet u als u ontdekt dat een werknemer zonder zakelijke reden in een dossier heeft gekeken? Mag u die werknemer ontslaan?
De reflex en de werkelijkheid
De reactie ligt voor de hand: wie zonder toestemming in vertrouwelijke dossiers kijkt, breekt het vertrouwen. Ontslag op staande voet. Onmiddellijk.Toch leerde een recente uitspraak van de Rechtbank Rotterdam dat dit ontslag te ver ging. Een werkneemster – al meer dan twintig jaar in dienst bij de werkgever – had zonder zakelijke reden dossiers ingezien. Haar werkgever greep hard in. Maar de kantonrechter vernietigde het ontslag op staande voet.
Niet omdat het kijken mocht. Dat mocht het nadrukkelijk niet, en de werkneemster wist dat ook. Maar achter de overtreding stak een ander verhaal: zij en haar zoon waren door een cliënt bedreigd met een vuurwapen en hadden hun huis moeten ontvluchten. Een andere cliënt had haar zoon mishandeld. De werkneemster had bij haar werkgever om hulp gevraagd. Dit terwijl de werkgever door de inzage zelf geen schade had geleden.
De rechter concludeerde dat de werkgever te eenzijdig naar de overtreding had gekeken en te snel had gegrepen naar het zwaarste middel. Een goede werkgever toont compassie en past een proportionele sanctie toe.
Wat betekent dit voor u?
De les is helder, maar genuanceerd. Laat u niet misleiden door de uitkomst: ongeoorloofde dossierinzage is en blijft een ernstige overtreding. Het kan een schending zijn van de AVG, een inbreuk op de privacy van betrokkenen en een vertrouwensbreuk met uw organisatie. Maar de rechtspraak leert ons dat ontslag op staande voet niet automatisch gerechtvaardigd is. U moet als werkgever een zorgvuldige afweging maken.Dit betekent concreet:
- Stel duidelijke regels op over wie toegang heeft tot welke informatie en leg dit vast in een protocol of gedragscode.
- Zorg voor bewustwording: medewerkers moeten weten dat ongeoorloofde inzage niet mag én wat de gevolgen zijn.
- Documenteer alles als u een overtreding constateert.
- Voer een zorgvuldig onderzoek uit: hoor de werknemer. Zijn er verzachtende omstandigheden? Houd daar rekening mee.
- Kies een passende maatregel: dat kan een officiële waarschuwing zijn, een schriftelijke berisping, een demotie of — in zeer ernstige gevallen — ontslag. De maatregel moet in verhouding staan tot de ernst van de gedraging én de omstandigheden van de werknemer.
- Ontslag op staande voet is het zwaarste middel en is alleen gerechtvaardigd bij een dringende reden die onmiddellijk ontslag rechtvaardigt. Denk aan herhaaldelijk wangedrag of aantoonbare schade. Eenmalig kijken in een dossier — hoe kwalijk ook — haalt die lat niet altijd.
Wat moet u nu doen?
Heeft u te maken met een situatie waarin een medewerker zonder toestemming in vertrouwelijke dossiers heeft gekeken? Of wilt u voorkomen dat dit bij u ooit speelt? Dan is het verstandig om nu actie te ondernemen:
- Laat uw privacybeleid en protocollen screenen.
- Zorg dat uw arbeidsovereenkomsten en personeelshandboek up-to-date zijn.
- Weet wat u juridisch mag doen als het misgaat — en wat niet.
Ons advocatenkantoor staat ondernemers bij in deze (arbeidsrechtelijke) vraagstukken, van preventief advies tot het voeren van (ontslag)procedures.
Wij helpen u daar graag bij
Janna Westra en Ernest Loor
Loor Legal Advocaten
.jpg)
